En el artículo anterior indicábamos que existen 4 requisitos fundamentales para que los gastos sean considerados como deducibles para efectos de disminuir la Renta Neta, los cuales son:
1. Que el gasto sea del período fiscal en el que se pretende deducir.
2. Que se haya efectuado la debida Retención en la Fuente y la misma se haya enterado a la Administración Tributaria, de lo contrario, el gasto será deducible en el período en que se entere dicha retención.
3. Que esté debidamente registrado en la contabilidad y soportado documentalmente.
4. Que contribuya a la generación de renta gravable de la empresa.
En este artículo expondremos algunos criterios a tener en cuenta respecto a una de las inquietudes más frecuentes que encontramos: ¿Cómo soportamos nuestros gastos debidamente? Para esto primero debemos diferenciar el tipo de gasto que queremos soportar y es lo que a continuación expondremos:
I. COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
El soporte fiscal idóneo de un gasto es la FACTURA formal que cuente con los requisitos establecidos por la legislación fiscal vigente, por lo tanto, la factura comercial no es admitida como soporte para un gasto.
La factura se elaborará en las imprentas autorizadas por la Administración Tributaria (la DGI ya ha Publicado una lista oficial) y debe de cumplir con los requisitos siguientes:
a. Extenderla en duplicado, entregándose el original al comprador o usuario;
b. Emitirla en el mismo orden de la numeración sucesiva que deben tener según talonarios de facturas o documento;
c. Que contengan la fecha del acto, el nombre, razón social o denominación y el número RUC del vendedor o prestatario del servicio, dirección, correo electrónico y teléfono fijo convencional o móvil, en su caso;
d. Indicar la cantidad y clase de bienes enajenados o servicio prestado;
e. Reflejar el precio unitario y valor total de la venta o del servicio libre de IVA, haciéndose constar la rebaja o descuento en su caso. Señalar el impuesto correspondiente a la exención en su caso, especificando la razón de la misma
Adicionalmente a la Factura, tambien se puede soportar la compra de bienes con cintas de máquina o tiquetes de computadoras, siempre que las mismas están debidamente autorizadas por la DGI, para lo cual será necesario que las cintas o tiquetes emitidos contengan la fecha del acto, el nombre, razón social o denominación y el número RUC del vendedor o prestatario del servicio, dirección y teléfono en su caso.
¿Qué pasa si el proveedor del bien o servicio no tiene facturas ni cintas autorizadas?
En caso de que no sea posible contar con alguno de los documentos de los dos últimos puntos mencionados o que la transacción deba realizarse con ciertas solemnidades, podemos soportar nuestros gastos con la elaboración de una Escritura Pública o de un Contrato Privado según sea el caso.
Tanto en las Escrituras Públicas como en los Contratos Privados se debe de incluir la siguiente información:
a. Identificación las partes (indispensable incluir número de cédula de identidad, residencia o pasaporte).
b. La descripción del bien o servicio.
c. Cantidad de los bienes.
d. El valor del los bienes o servicios.
e. La fecha en que se realice la transacción.
Algunos de los gastos que se pueden soportar mediante escrituras y/o contratos privados son: Contratos de Arrendamiento, derecho de uso o goce de marcas y otra propiedad intelectual (regalías), contratos de servicios de administración, compraventa de bienes muebles o inmuebles entre otros.
II. GASTOS POR SUELDOS, SALARIOS Y/O REMUNERACIONES A LOS TRABAJADORES.
De conformidad a la Disposición Técnica 07-2007 toda persona natural o jurídica autorizada a ser responsable retenedora deberá soportar debidamente sus gastos correspondientes a pagos de sueldos, salarios y/o remuneraciones de sus empleados con vinculación laboral con los siguientes documentos:
1. Contrato de trabajo en la que demuestre la relación laboral ya sea por tiempo determinado o indeterminado.
2. Facturas del Instituto Nicaragüense de Seguridad Social donde consten los empleados reportados a esa institución.
III. GASTOS RELACIONADOS A BENEFICIOS PAGADOS POR LA EMPRESA:
Muchas empresas otorgan beneficios a sus trabajadores o directivos, tales como: pago de viáticos, gastos de representación, pago de depreciación por uso del vehículo particular, pago de reembolso de combustible, pagos de seguros, dietas, gastos de representación o similares.
En estos casos es indispensable que estos gastos/beneficios sean acordados por la Junta Directiva y/o de Accionistas y contar con la correspondiente ACTA, en la cual se registren los acuerdos a los que llegaron los miembros de la Junta.
En el Acta se deberá describir detalladamente la transacción que se van a realizar o los beneficios que se asignarán, el personal al que será asignado, los fondos que se utilizarán y la forma en que se van a obtener los mismos, entre otros aspectos. Es decir, no solamente es necesario que la aprobación de estos gastos conste en acta, sino que el pago de los mismos esté soportado con los procedimientos y políticas correspondientes.